Política para tratamiento y protección de datos personales

    POLÍTICA PARA TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES

    POL-003-01

    1. OBJETIVO

    Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CDE LABORATORIOS S.A.S (en adelante CDE) adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales. De esta manera, CDE manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

    2. ALCANCE (ÁMBITO DE APLICACIÓN)

    La presente política será aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos relacionados con Clientes, Proveedores y empleados, que hacen parte de la razón social de la empresa.

    3. MARCO LEGAL

    • Ley Estatutaria 1581 de 2012: “Por lo cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
    • Decreto 1377 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: Por lo cual reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
    • Circular externa No 02 del 3 de noviembre de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: “Por lo cual se dictan instrucciones de responsabilidad del tratamiento de datos personales”.
    • Ley 1288 de 2008.

    4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

    EMPRESA: CDE LABORATORIOS S.A.S
    NIT 830.105.173-9
    DIRECCION: Autopista Medellín Km 3.5 CEM módulo 2 Bodega 32
    PBX: +5718966781
    Correo Electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

    5. DEFINICIONES

    5.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
    5.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
    5.3 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    5.4 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    5.5 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y lo el Tratamiento de los datos.
    5.6 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
    5.7 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    5.8 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
    5.9 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
    5.10 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

    6. PRINCIPIOS

    Para efectos de garantizar la protección de datos Personales se cumplirá lo consignado en la ley 1581 de 2012 con relación a legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, principio de acceso y circulación restringido, seguridad y confidencialidad.

    7. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

    De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
    7.1 Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales consignados en las bases de datos de CDE. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    7.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a CDE para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
    7.3 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante CDE.
    7.4 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
    7.5 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
    En todos los casos El titular deberá acreditar su identidad en forma suficiente para tener derecho a estos requerimientos.

    8. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

    En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda prohibido el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los parámetros: contemplados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

    9. DEBERES DE CDE COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

    CDE reconoce la titularidad de los datos personales y la finalidad de su uso. Por lo tanto, CDE utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular. En el tratamiento y protección de datos personales, CDE tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen esta materia:
    9.1 Garantizar al titular, en todo tiempo, el manejo correcto y adecuado de la información objeto del tratamiento de datos.
    9.2 Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
    9.3 Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
    9.4 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    9.5 Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    9.6 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
    9.7 Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
    9.8 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley con relación a este tema en particular.
    9.9 Identificar cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular y resolver las inquietudes relacionadas.
    9.10 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
    9.11 Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
    9.12 Informar de manera preliminar cualquier cambio de esta política, enviar la autorización de aceptación a todos los titulares e informar a la SIC el cambio.

    10. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

    CDE requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley. El titular debe acreditar su identificación a nivel personal o empresarial según corresponda. Los canales utilizados para recibir la autorización del manejo de datos son: Documento del titular físico, electrónico, por fax o escaneado. La autorización debe ser solicitada de manera previa al inicio de la relación comercial para cumplir esta política. CDE archivará en carpeta del cliente o el proveedor está autorización. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a CDE para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
    Para los datos recolectados antes de la expedición del presente decreto, se debe cumplir lo consignado en esta política.

    11. USO DE LOS DATOS PERSONALES

    Podrán ser recolectados y tratados para:
    11.1 Realizar el envío de información relacionada con la relación contractual o en acto de compra y venta de productos o servicios.
    11.2 Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
    11.3 Realizar encuestas relacionadas con los servicios o productos.

    12. PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE DATOS POR PARTE DE LAS AREAS RESPONSABLES DE CDE

    Los datos corresponden a Identidad, domicilio, datos de contacto para las diferentes operaciones entre empresas, datos tributarios, información técnica derivada de la relación contractual. Los datos solo serán utilizados para el manejo comercial y contractual. La información técnica será manejada dentro lo contemplado en el contrato de maquila. En el caso de relaciones laborales lo requerido para manejar la planilla de seguridad social, el pago de incapacidades, el contrato de trabajo y lo contemplado en el manual de funciones del cargo. La información será conservada por veinte años o lo contemplado por cada uno de los entes de control. La información de acuerdo a los procesos internos puede ser conservada digitalizada o en archivos físicos. Las áreas de CDE en contacto con los clientes, proveedores y empleados deberán cumplir lo consignado en los términos relacionados en la ley:
    12.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data:
    12.2 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    12.3 Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
    12.4 Tramitar las consultas, los reclamos formulados por los Titulares.
    12.5 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
    12.6 Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    12.7 Cumplir lo consignado en el contrato de confidencialidad del manejo de la información. No utilizar la información objeto de esta política para fines diferentes a los consignados.

    13. CONSULTAS

    En cabeza del Representante Legal se encuentra la responsabilidad de atender cualquier petición, consulta o reclamo por parte del titular de la información, para que pueda ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir algún dato y revocar la autorización de su uso, siempre y cuando este no se considere un dato sensible.
    Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, CDE pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad o legitimidad de su representante, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través del canal elegido cuando esta información sea solicitada. Se debe incluir el teléfono y correo electrónico de contacto. La consulta debe ser realizada por el titular por escrito al correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y debe ser respondida antes de los 10 días después de recibida la solicitud.

    14. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

    14.1 Reclamos: El Titular cuando considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante CDE , el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a CDE al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o mediante comunicación escrita dirigida al departamento de ventas, con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y acompañado de los documentos que validan el reclamo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (10) días siguientes a la recepción del reclamo para aclarar la solicitud. Transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se leerá, será tramitado dentro del mes siguiente y será cerrado con respuesta escrita aclarando o rectificando la información. Debe existir una carta del titular informando que está a conformidad con la respuesta sobre el tratamiento de sus datos personales y de esta política. Copia del reclamo, de la carta de respuesta y de la carta de conformidad deben quedar impresas como trazabilidad del trámite. En el evento que el reclamo sea válido se debe verificar las causas y deberán ser corregidas de manera inmediata.
    14.2 Petición de actualización y/o rectificación: CDE rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información incompleta o inexacta, según documento escrito recibido del titular.
    14.3 Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho a solicitar su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
    • Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
    • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados.
    • Sean obsoletos.
    Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CDE. En todos los casos CDE tendrá quince (15) para dar una respuesta a la solicitud. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia CDE podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
    • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
    • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
    El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

    15. REGISTRO DE LA BASE DE DATOS

    CDE se reserva en los eventos contemplados en la ley, en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información archivada en sus bases de datos como confidencial.
    CDE procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

    16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

    Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, CDE adoptará las medidas técnicas, físicas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

    17. VIGENCIA

    Las políticas de protección de datos personales rigen a partir del 03 de noviembre de 2016, y cubren las bases de Datos, que este sujetas a tratamiento por parte de la empresa. De acuerdo a los establecido en la Ley.

    18. DIVULGACION DE LA POLITICA:

    Se realizará mediante la página WEB: www.cdelaboratorios.com . En caso de empleados se realizará como anexo al contrato de trabajo.

    CDE LABORATORIOS S.A.S.
    REPRESENTANTE LEGAL